مدیریت صحیح زمان؛ هنر بهره‌مندی از ثانیه‌ها
۰۵ ارديبهشت ۱۴۰۳
زمان مورد نیاز برای مطالعه: ۶ دقیقه
تا به حال پیش آمده که برای کارهای روزمره زمان کم بیاورید؟ و حتی احساس کنید که زمان کافی برای رسیدن به خواسته‌هایتان را ندارید؟ و شاید به این موضوع فکر کرده باشید که شما هم به اندازه‌ی موفق‌ترین انسان‌های روی کره‌ی زمین وقت دارید؛ هیچ کس زمان بیشتری در شبانه‌روز ندارد اما چطور برخی افراد به تمامی کارهای خود می‌رسند و موفق هستند و بعضی افراد همیشه وقت کم می‌آورند.
شاید تاکنون در مورد اهمیت مدیریت زمان زیاد شنیده باشیم، اما تنها وقتی اهمیت آن به خوبی درک خواهد شد که دریابیم زمان یک منبع ارزشمند است که در اختیار داریم؛ از هر لحظه و ثانیه می‌توانیم استفاده کنیم تا در راستای تحقق اهدافمان گام برداریم. علاوه بر این، زمانی که از دست می‌رود هرگز بازنمی‌گردد؛ اینجاست که درمی‌یابیم مدیریت زمان یکی از مهم‌ترین مهارت‌هایی است که هر فرد در زندگی حرفه‌ای و شخصی خود برای دستیابی به موفقیت باید آن را بیاموزد.
در این مقاله، ما به بررسی راهکارهایی خواهیم پرداخت که به شما کمک می‌کند زمانتان را به بهترین شکل مدیریت کنید.
آیا قدر وقتتان را می‌دانید؟
به گفته‌ی چارلز داروین: کسی که جرات دارد یک ساعت از وقتش را هدر دهد، ارزش زندگی را نفهمیده است. به دلیل این اهمیت به نکاتی که در ادامه خواهیم گفت برای مدیریت و کنترل زمانتان توجه کنید.
تهیه تقویم لیست کارها
گاهی فکر می‌کنیم همین که در ذهنمان می‌دانیم باید چه‌کار کنیم کافی است؛ اما نمی‌توان تاثیر نوشتن لیست کارها را انکار کرد. البته این روند در ابتدا می‌تواند کمی استرس‌زا باشد زیرا وقتی به لیست نگاه می‌کنیم و می‌بینیم برخی از آنها را انجام نداده‌ایم، به این نتیجه می‌رسیم که تنبلی کرده‌ایم و همین حس خودباوری ما را تضعیف می‌کند. اما بهتر است خوش‌بینانه به موضوع نگاه کنید.
وقتی آمارها نشان داده است که تقریبا %41 کارهایی که در لیست می‌نویسیم ممکن است هیچ‌وقت به پایان نرسد، فشار ناشی از تضعیف روحیه عدم انجام آنها را کاهش میدهد. اگر تقویم برای انجام کارها داشته باشید، زمان هرکاری مشخص خواهد بود و می‌توانید زمان‌بندی دقیقی داشته باشید. البته باید به طور دقیق اولویت‌بندی و زمان‌بندی انجام دهید.
تقسیم بندی زمان و اولویت‌بندی کارها
استفان کاوی نویسنده کتاب «اولویت دادن به اولویت‌ها» می‌گوید:
وقتی ما با همه ظرفیت به سمت کارهای جزئی می‌رویم، فضایی را که باید برای انجام کارهای دیگر استفاده می‌کردیم، پر می‌کنیم. کارهای که اگر انجام می‌شد می‌توانست باعث احساس رضایت واقعی شود. بنابراین قبل از مدیریت زمان ما نیاز به رهبری درونی داریم تا بتوانیم نیازهای اساسی خود را شناسایی کرده و به سمت تحقق آنها حرکت کنیم.
شناخت صحیح اولویت‌ها بسیار مهم و حیاتی است؛ گاهی فکر می‌کنید برخی کارها مهم و در اولویت است، اما وقتی دقیق‌تر می‌شویمد می‌بینیم کارهای مهم‌تر از آن هم دارید. برای تعیین و شناسایی مهم‌ترین کارها یا همان MIT (Most Important Task) می‌توانید از ماتریس آیزنهاور استفاده کنید، به شکل زیر:
- کارهای فوری مهم؛ اینها می‌بایست در اسرع وقت انجام شود زیرا اهمیت انجامشان در زندگی بسیار بالاست.
- کارهای غیرفوری مهم؛ برای این دسته می‌توانید برنامه‌ریزی کنید و مناسب‌ترین زمان را به آن اختصاص دهید.
- کارهای فوری اما غیرمهم؛ شما می‌توانید این دسته از کارها را به دیگران بسپارید؛ حتی اگر در زمینه‌ی شغلی نباشد، در زندگی شخصی هم بعضی از فعالیت‌ها را لازم نیست حتما شخصا خودتان انجام دهید.
- کارهای غیرمهم و غیرفوری؛ مواردی که می‌توانید تا مدتی به فراموشی بسپارید، زیرا اولویت‌های شما نیستند و با توجه به غیرمهم بودنشان، شاید تاثیر زیادی هم بر زندگی شما ندارند.
شناخت کارهای مهم و شاید فوری می‌تواند به این گونه باشد: کارهایی را در اولیت قرار دهید که شما را بیشتر به اهدافتان نزدیک می‌کند.
نکته‌ای که توجه به آن خیلی می‌تواند به شما کمک کند این است که اولویت‌بندی و درک میزان اهمیت بعضی از کارها باعث می‌شود که به موقعیت‌های پیش‌بینی‌نشده نه بگویید. زیرا این موقعیت‌های پیش‌بینی‌نشده شما را از انجام مواردی که در نظر داشتید منع می‌کند. برای مثال شما در برنامه‌ریزی خود نوشته‌اید که امروز باید روی یک موضوع خاص تحقیق انجام دهید و در این حین از سوی دوستانتان به یک مهمانی دعوت می‌شوید. در این شرایط اولویت‌های شما تعیین می‌کند که انجام کدامیک به نفع شماست. البته گاهی هم با بازنگری در تقویم خود می‌بینید که این امکان را دارید مدت زمانی را به آن مهمانی اختصاص دهید و هیچ اشکالی هم ندارد.
نقش مهم تکنیک پومودورو
تکنیک پومودورو روشی معروف و کاربردی برای مدیریت زمان است. این روش را فرانچسکو سیریلو معرفی کرده و طبق آن می‌توانید زمانتان را به بخش‌های کوتاه تقسیم کنید. در هر تایم هم بر روی یکی از کارهایتان متمرکز شوید. این روش بهره‌وری شما را تا حد زیادی افزایش میدهد. طبق اصول زیر می‌توانید این تکنیک را اجرا کنید:
- زمان خود را به تایم‌های 25 دقیقه‌ای تقسیم کنید. هر دوره زمانی شما یک پومودورو است.
- در هر مدت 25 دقیقه‌ای بر روی یک وظیفه تمرکز کنید و تمام تلاشتان را کنید تا آن کار را انجام دهید.
- پس از به پایان رسیدن 25 دقیقه معین شده، 5 دقیقه استراحت کنید و خود را برای پومودورو و تایم زمانی بعدی آماده کنید.
- بعد از چند پومودورو، پیشرفت کارها را بسنجید و مجدد اولویت‌های جدید را مشخص کنید.
چگونه از به تعویق انداختن کارها خلاص شویم؟
برای همه‌ی ما پیش آمده که برای انجام بعضی موارد اصطلاحا تنبلی کرده باشیم و آن را به تعویق بیندازیم. اولین توصیه‌ای که به شما داریم این است که دست از سرزنش خود بردارید و با این احساس که تنبلی کرده‌اید، روحیه‌ی خود را تضعیف نکنید. بهتر است بدانید که گاهی آنچه باعث می‌شود احساس کنید اهمال‌کاری کرده‌اید، فقط عدم برنامه‌ریزی درست برای انجام کارهاست. زمان و توانایی انسان محدود است و اگر بخواهیم منصفانه فکر کنیم، حتی اگر همه‌ی کارهایی که در ذهنمان داشته‌ایم را انجام دهیم باز فکر می‌کنیم خیلی از کارهاست که انجام نشده است. همیشه یادتان باشید که شما زمان و توانایی محدودی به عنوان یک انسان دارید و البته آنچه در ذهن شما برای انجام دادن می‌گذرد، نامحدود است.
دو راهکار برای مقابله با اهمال‌کاری وجود دارد:
- آمادگی ذهنی برای واکنشی که در مقابل عوامل متفاوت خواهید داشت. بهتر است در مورد رفتاری که در چنین شرایطی خواهید داشت، پیش‌بینی لازم را داشته باشید.
- ممکن است اینطور به نظر برسد که بعضی از کارها را به دلیل تنبلی به تعویق می‌اندازیم، اما واقعیت چیز دیگری است.
اهمال‌کاری معمولا به دلیل نداشتن انگیزه کافی و عدم احساس نیاز برای انجام آن کار است. در چنین حالتی با فکر کردن به نتیجه و پیامد انجام دادن یا انجام ندادن آن کار، می‌توانیم بهترین تصمیم را بگیریم.
بهترین راهکار برای کنترل زمان آزاد
خانم لورا وندرکم ، محقق موضوع مدیریت زمان در کنفرانس TEDدر ارتباط با اینکه چطور زمان آزادمان را کنترل کنیم می‌گوید:
زمان بسیار انعطاف‌پذیر است. اگر زمانی که از سرکار به خانه بازمی‌گردیم ببنیم به دلیل ترکیدگی لوله و تجمع آب در آشپزخانه ناچاریم ساعت‌ها زمان بگذاریم این کار را انجام خواهیم داد. شخصی را می‌آوریم تا آن را تعمیر کرده و آشپزخانه را هم تمیز می‌کنیم. اما اگر ابتدای هفته از ما می‌پرسیدند آیا چندین ساعت زمان دارید که به آموزش بچه‌ها اختصاص دهید، احتمالا پاسخ ما منفی بود
به همین علت است که می‌گوییم اولویت‌ها بسیار مهم هستند. وقتی می‌گوییم من وقت ندارم در واقع می‌گوییم این در اولویت من نیست. اینجاست که به این نتیجه می‌رسیم «زمان» یک انتخاب است.
وقتی به این اعداد فکر می‌کنیم به ما نیرو و انرژی میدهد:
هر هفته 168 ساعت است و اگر شما در جایی به طور تمام‌وقت کار کنید 44 ساعت از هفته را صرف شغلتان کرده‌اید. اگر 8 ساعت در روز هم برای خواب در نظر بگیرید مجموع آن در هفته 56 ساعت خواهد بود. در نهایت 72 ساعت برای شما باقی می‌ماند که زمان زیادی به نظر می‌رسد. اگر بیشتر از این زمان کار کنید، باز هم این عدد کمی بیشتر می‌شود اما می‌توان گفت امکان اینکه وقت کافی برای اولویت‌ها پیدا کنید وجود دارد.
پس زمان برای آنچه برایمان مهم است وجود دارد، حتی اگر سرمان شلوغ باشد؛ کافی است بر روی آن تمرکز کنیم. ما می‌توانیم آن زندگی را که می‌خواهیم در مدت زمانی که داریم بسازیم.
توصیه‌های برای پای‌بندی به زمان‌بندی کارها
جوسلین گلی در کتاب مدیریت امور روزانه توصیه‌هایی ارائه میدهد که خیلی کمک‌کننده هستند:
-
با توجه به ساعت بیولوژیکی بدن، ما صبح‌ها دارای بیشترین میزان انرژی هستیم و در واقع این ساعات پربازده‌ترین زمان است؛ بنابراین بهتر است برای انجام سخت‌ترین و پیچیده‌ترین کارها مورد استفاده قرار گیرد.
-
خواب کافی و استراحت‌های کوتاه در روز کمک می‌کند تا انرژی مجدد به‌دست آورید.
-
به جای اینکه منتظر زمانی باشید که حس و حال خوبی برای انجام فعالیت‌ها دارید، سعی کنید به نظم و برنامه‌تان پای‌بند باشید. هر چند که در چنین وضعیتی میزان خلاقیت شما کاهش پیدا می‌کند اما معمولا در حین کار، ایده‌ها و روش‌های خلاقانه به سراغتان خواهد آمد.
-
سعی کنید قدرت تمرکز خود را افزایش دهید، حتی اگر در محیطی زندگی یا کار می‌کنید که بسیار شلوغ و پررفت و آمد است. عوامل حواس‌پرتی خود را با عوامل مثبت دیگر جای‌گزین کنید.
-
سعی کنید در حین فعالیت‌ها استفاده از موبایل و شبکه‌های اجتماعی را کاهش دهید. برای چک کردن موبایل خود دلیل داشته باشید و برحسب عادت آن را انجام ندهید؛ البته منظورمان این نیست که بیش از اندازه به خودتان سخت بگیرید.
-
حتی اگر احساس می‌کنید می‌توانید چند کار را به طور همزمان انجام دهید، اما انجام دو یا چند کار همزمان بهره‌وری شما را کاهش خواهد داد. انجام دو کار همزمان تا حدود %25 از توجه شما را کاهش میدهد. دقت داشته باشید تنها زمانی انجام همزمان دو کار ساده خواهد بود که ناخودآگاه باشد، مانند راه رفتن و صحبت کردن به طور همزمان.
-
حواستان باشد که گاهی نیاز به تنهایی و رهاسازی ذهنتان از افکار و اندیشهها دارید تا با استراحت دادن به ذهنتان خلاق‌تر شوید. گاهی نیز انجام سرگرمی‌های مورد علاقه‌تان به شما کمک می‌کند در آینده ایده‌های بیشتری داشته باشید.
زمان، بهترین هدیه‌ای است که داریم
امیدواریم که این مطلب به شما کمک کند تا بهترین استفاده را از زمان خود داشته و زمانتان را به طور کارآمدتری مدیریت کنید. به خاطر داشته باشید زمان یکی از دارایی‌های بسیار با ارزش شماست و احتمالا مهم‌ترین منبعی است که برای دستیابی به اهداف خود در اختیار دارید. مدیریت زمان مهارتی است که با تمرین و تلاش مداوم، قابل بهبود و توسعه است. بنابراین با انرژی مثبت و اراده‌ی قوی، به سوی آرزوهایتان بروید و بهترین نتایج را برای خود به ارمغان بیاورید.
نظرات کاربران
نظرات شما به کاربران دیگر کمک می‌کند تا با اطمینان بیشتری از محتویات این بخش استفاده کنند.